Біз уақытты басқарамыз ба немесе уақыт бізді басқарады ма?

#Уақытты жоспарлай отырып, қалай күйзелісті болдырмауға болады

Баринова классикалық тайм-менеджмент біршама механикалық болатынын айтады. Ол адамға барлығын орындауға, барлық тапсырмаларды жіктеуге, 2-3 процесті қоса атқаруға, бизнеспен, қызметкерлерді басқарумен байланысты міндеттерді реттеуге, мемлекеттік органдармен өзара әрекеттесуге және олардың отбасы мен үйіне қатысты басқа да шаруаларды атқаруға тиісті биоробот ретінде қарайды.

«Мұның бәрі өте тамаша. Әрине, осы құралдарды меңгеріп, табысты тұлғаға айналуға болады. Алайда, мұндай жоғары тиімді адамдар ұзақ уақыт бойы жоғары қарқынмен, бірнеше тапсырма үнемі қоса атқарылатын жоғары жүктемемен жұмыс істеген кезде күйзеліске ұшырайтын жадайлар жиі кездеседі. Оларда үнемі шаршау белгілері байқала бастайды. Мұндай адамдар әдетте күш-қуатын жинақтап, өз-өзін тапсырмаларды орындауға мәжбүрлейді. Командам бар, отбасым бар, жалқаулыққа бой ұрмауға тиіспін деп, өз-өзін жігерлендіруге тырысады. Дәл осы сәтте адамда іріткі механизмі қосылады. Бұл адамның күйзеліске ұшырауының алғашқы симптомы», - дейді бизнес-жаттықтырушы.

Егер тайм-менеджментке уақытты келешекте басқаруға мүмкіндік беретін ғылым ретінде қарайтын болсақ, онда осы іргелі тұжырымдамалардың бірі – бұл уақытқа қатаң байланыстырылған икемді және бұлжымас тапсырмалардың жіктемесі болып табылады: сағат 10.00-де жиналыс, 19.00-де тіс дәрігеріне, біз өзгерте алмайтын нәрселер. Және икемді деп аталатын тапсырмалар да бар. Бұл бүгін орындалуы тиіс істер. 

Бердіқұлованың пікірінше, тайм-менеджменттің ең танымал құралдары - уақытты блоктау, күнтізбедегі қиын және икемді тапсырмаларды бөлу, Эйзенхауэр матрицасы, Гант диаграммасы, Помодоро, жеке тиімділікте мақсат қоюда және уақытты басқаруда көбірек қолданылатын SMART моделі болып табылады. Google күнтізбесі де тайм-менеджмент құралы болып табылады, бірақ ол жиі назардан тыс қалады.

#Тайм-блокинг дегеніміз не?

Салтанат Бердіқұлова бұл тайм-менеджменттегі қосымша техника деп санайды, мұнда көптеген әртүрлі тапсырмаларды бірден орындауға емес, тапсырмаларды орындауға уақытты сапалы бөлуге назар аудару керек. Бір жағынан, бұл сіздің аптаңызды кесікте көруге, екінші жағынан, күйзеліске ұшырамау үшін демалыс уақытын таңдауға көмектеседі. Сонымен қатар, бұл әдіс «уақытты ысырап етушілерден» қорғайды.

«Тайм-блокинг – бұл сіздің күніңізді, аптаңызды, айыңызды көру. Шартты түрде, егер таңғы сағат 8-де спорт болса, онда күнтізбеде бұл уақытты бұғаттауға және басқа нәрсемен алмастыруға болмайды.

Әрі қарай жұмыста, 1 сағат ішінде почтаны тексеру, реттеу, жұмыс бабында әріптестермен кездесуге 2 сағат, ал түстен кейін құжаттармен жұмыс істеу және кездесулерге шығу үшін уақытты блоктау.

Қорытындысы - бір жоспарлы тапсырмаларды уақыттың бір бөлігіне біріктіреміз. Бұл бір типтегі тапсырмаларға назар аударуға көмектеседі және үнемі назарыңызды алаңдатуға энергия шығындамауға көмектеседі.

Осылайша, сіз бүкіл аптаны кеңейте аласыз, стратегиялық нәрселерді пысықтау үшін қай күндер көбірек қосылғанын көре аласыз. Мысалы, демалыстан кейін, дүйсенбі, сейсенбі күндері әлі де қуат бар. Аптаның екінші жартысына жеңілірек тапсырмаларды қалдыруға болады, мысалы, жиналыстарға қатысу үшін», - дейді ол.

Тайм-блокинг техникасы:

1. Апта сайын қайталанатын істер тізімін жасаңыз. Жеке істер: спорт, курстар, оқу. Жұмыс тапсырмалары: біз өзімізді басқаратын нәрселер. Кездесулер, хаттарға жауап беру, клиенттерге қоңырау шалу, шағымдарға жауап беру және т.б.

2. Бір уақытта орындау үшін іс-әрекеттерді түріне қарай топтарға біріктіру. Оларға атау беріңіз, мысалы, «клиенттермен жұмыс», «жергілікті кездесулер», «ай сайынғы сату жоспарын құру», «әдебиеттерді оқу».

3. Оларды аптаның күнтізбесіне таратып, скриншотқа түсіріңіз.

4. Тапсырмаларды орындауды жалғастырыңыз және көп ұзамай олар үйреншікті әрекеттерге айналады, ми жұмысқа оңай араласады.

«Тайм-блокинг арқылы адам өз уақытын босқа кететін істерден, мысалы, Instagram арнасын мақсатсыз қараудан, кейінге қалдыруға болатын әріптестердің қосымша, қажетсіз өтініштерінен қорғайды және алдын ала жоспарлауға мүмкіндік береді», - деп түйіндеді Бердіқұлова.

#Тайм-менеджмент  бізге не береді:    

Наталья Баринова: егер адам тайм-менеджмент құралдарын дағдыланған деңгейде игерсе, онда ол:

● «уақыт саңылауларын» анықтай алады, уақыттың қайда кететінін көре алады. Яғни, уақыт «жегіштерді» қайта қарап, қадағалап, оларды жойып, жұмысының тиімділігін арттыра алады;

● басымдықтар бойынша барлық жұмыс процестерін оңтайландыра алады;

● жұмыс пен өмірді теңгерімдей алады. Мынаны ұғыну өте маңызды: егер адам өз өмірінің осы салаларын теңгерімдей алса және сонымен бірге демалыс, назарын жұмыстан алмастыру туралы ұмытпаса, онда оған оңайырақ болады. Бірақ мұны да жоспарлау керек, - дейді.

Салтанат Бердіқұлованың айтуынша, бұл тізімге команданы басқарудағы жақсартуларды қосуға болады.

«Егер бизнес саласында айтатын болсақ, тайм-менеджмент бизнес-процестермен, ұйымдастырушылық процестермен, HR-менеджментпен байланысты болады. Егер басшының өзі уақытын үнемдеп, оны басқара алатын болса, онда ол біріншіден өз жұмысын құрылымдайды, яғни, тиімділікке қол жеткізеді. Екіншіден, қызметкерлеріне үлгі көрсетеді», - дейді ол.

Егер басшы өз уақытын қалай басқаруды білмесе, құралдарды меңгермесе, онда ол өзі тапсырмадан тапсырмаға ауысып, кестені қате жоспарлап, мерзімдерді өткізіп алуы мүмкін.

Мұндай басшымен жұмыс істейтін қызметкерлер оған бейімделуге мәжбүр болады. Бұл жұмыс тиімділігін айтарлықтай төмендетеді.

Сондықтан тайм-менеджмент сіздің командаңызды басқарудың маңызды аспектісі болып табылады. 

Сондай-ақ, егер көшбасшы командада уақытты басқаруды енгізуге тырыса отырып, ал өзі бұл құралдарды қолданбаса, бұл схема жұмыс істемейтіндігін атап өтті Наталья Баринова.