Тайм-менеджемент: мы управляем временем или время управляет нами?

#Как не выгореть, планируя свое время

Баринова отмечает, что классический тайм-менеджмент немного механистичный. Он относится к человеку, как к биороботу, который должен все успевать – разложить все свои задачи, запускать 2-3 параллельных процесса, жонглировать задачами, связанными с бизнесом, с контролем сотрудников, взаимодействовать с различными госорганами и еще что-то успевать, связанное со своей семьей и домом.

«Это все очень здорово. Вроде бы овладел этими инструментами и стал успешным человеком. Но часто бывает так, что такие высокоэффективные люди, долго находясь в высоком темпе, с высокой нагрузкой, когда такие задачи все время идут параллельно, начинают выгорать. У них появляются симптомы постоянной усталости. Мозг говорит: соберись, давай иди, у тебя столько задач. У тебя команда, у тебя сотрудники, у тебя семья. А у человека в этот момент саботаж включается. Это первый симптом того, что человек начал выгорать», – говорит бизнес-тренер.

Если говорить про тайм-менеджмент как про науку, которая позволяет перспективно управлять своим временем, то одно из таких фундаментальных понятий – это как раз-таки классификация гибких и жестких задач, которая жестко привязана ко времени: в 10 часов совещание, в 19 к стоматологу, то, что мы не можем двигать. И есть так называемые гибкие задачи. Это то, что нужно сделать в течение дня.

Самыми известными инструментами тайм-менеджмента, по мнению Бердикуловой, являются тайм-блокинг – распределение в календаре жестких и гибких задач, матрица Эйзенхауэра, диаграмма Ганта, Pomodoro, SMART-модель, которую больше используют при целеполагании в личной эффективности и в тайм-менеджменте. Google-календарь тоже инструмент, но его часто игнорируют.

#Что такое тайм-блокинг

Салтанат Бердикулова считает, что – это дополнительная техника в тайм-менеджменте, где нужно фокусироваться на качественном распределении времени для задач, а не на том, чтобы завершить разом очень много разноплановых задач. С одной стороны это помогает увидеть в разрезе свою неделю, с другой выбрать время для отдыха, чтобы не столкнуться с выгоранием. Кроме того, этот способ защитит от «пожирателей времени».

«Тайм-блокинг – это история про то, чтобы увидеть свой день, неделю, месяц. Условно, если в 8 утра спорт, то в календаре это время можно заблокировать и не заменять его на выполнение чего-то другого.

Дальше на работе разгрузка почты в течение 1 часа, 2 часа для встречи с коллегами по рабочим моментам, а после обеда блокирование времени для работы с документами и выездные встречи.

Суть в том, чтобы объединить одноплановые задачи в одном разрезе времени. Это помогает сфокусироваться на одинаковых по типу задачах и не тратить энергию на постоянную перефокусировку.

Таким образом можно всю свою неделю развернуть, увидеть в какие дни ты более включен для того, чтобы позаниматься стратегическими вещами. Например – понедельник, вторник, когда энергия после отдыха еще есть. Более легкие задачи можно оставить на вторую половину недели, например, для коммуникации на встречах», – рассказала она.

Техника тайм-блокинга:

1. Составьте список дел, которые повторяются из недели в неделю. Личные дела: спорт, курсы, чтение. Рабочие задачи: то, что мы контролируем сами. Планерки, ответы на письма, обзвон клиентов, ответы на жалобы и т. д.
2. Объедините их в группы по типу действия, чтобы выполнить в одно время. Дайте им названия, к примеру, «работа с клиентами», «выездные встречи», «создание планов продаж на месяц», «чтение литературы».
3. Распределите их в календаре на неделю и сделайте скриншот.
4. Дальше практикуйте выполнение задач и скоро они превратятся в привычные действия, мозг будет легче включаться в работу.

«Тайм-блокингом человек защищает свое время от пожирателей времени, как, например, бесцельный скроллинг ленты Инстаграма, дополнительных, ненужных просьб коллег, которые можно отложить, и дает возможность планировать в перспективе», – резюмировала Бердикулова.

#Что дает нам тайм-менеджмент     

Наталья Баринова говорит, что если человек владеет инструментами тайм-менеджмента на уровне навыка, то он сможет:

• определить так называемые временные дыры, увидеть, куда иногда уходит время. То есть пересмотреть, отслеживать «пожирателей» времени, убирать их и повышать эффективность своей работы;
• оптимизировать все рабочие процессы с точки зрения приоритетов;
• соблюдать баланс работы с жизнью. Очень важно понимать: если человек может этими сферами своей жизни балансировать и при этом не забывать про отдых, про переключения, то ему будет легче. Но и это тоже нужно планировать.

По мнению Салтанат Бердикуловой, в этот список можно еще добавить улучшения в управлении командой.

«Тайм-менеджмент, если мы говорим про него в бизнес-сфере, соприкасается с бизнес процессами, с организационными процессами, HR-управлением. Когда руководитель сам бережет свое время и может им управлять, то, во-первых, это структурирует его работу, следовательно, и эффективность. Второе – это создает пример его сотрудникам», – сказала она.

Если руководитель не умеет управлять своим временем, не владеет инструментами, то он сам может перепрыгивать с задачи на задачу, неправильно планировать график и срывать сроки. Сотрудники, работая с таким руководителем, будут вынуждены подстраиваться под него. Это будет заметно снижать эффективность работы. Поэтому тайм-менеджмент - это важный аспект управления своей командой. Наталья Баринова также подчеркнула, если руководитель пытается внедрить управление временем в команде, при том сам он эти инструменты не практикует, это неработающая схема.