Тайм-менеджемент: мы управляем временем или время управляет нами?

Если вы постоянно ничего не успеваете, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию.

    поделиться
Автор: Алиса Иванова 28-01-2022

 

Фото «Pexels»: Bich Tran, Alexander Mils, Mikael Blomkvist, Content Pixie

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

По словам руководителя методического агентства MeToTrainer, бизнес-тренера, фасилитатора, методолога из Санкт-Петербурга Натальи Бариновой, чаще всего на предпринимателях, особенно у кого МСБ, лежит много работы ввиду небольшой команды. Их основная проблема – многие задачи они закрывают своим собственным ресурсом.

«Здесь есть два момента, на которые я бы обратила внимание. Первое – это организация своего времени. Наилучшим образом распределить его так, чтобы успевать уместить в один день много разнонаправленных задач. И второй очень важный момент – когда сотрудник находится в ситуации многозадачности и даже качественно владеет инструментами тайм-менеджмента, начинает, тем не менее, выгорать, потому что в свой стандартный планировщик они не включают  отдых и разгрузку», – сказала она.

Бизнес-тренер, методолог агентства MeToTrainer Салтанат Бердикулова в свою очередь считает, что, несмотря на размер бизнеса, важно всегда учитывать, что знания и навыки управления процессами, временем всегда очень разные и у руководителей, и у сотрудников.

«Я встречала руководителя большой организации, который не знал, что можно в  Outlook-календаре фиксировать встречи. А есть люди, которые используют разные онлайн-инструменты, приложения-планировщики, календари для того, чтобы всю команду держать в одном месте. Например, видеть, как быстро они справляются с процессами, то есть к управлению временем добавляются еще и процессуальные вещи», – говорит Бердикулова.

 

Одно из фундаментальных понятий тайм-менеджмента – это классификация гибких и жестких задач

#Как не выгореть, планируя свое время

Баринова отмечает, что классический тайм-менеджмент немного механистичный. Он относится к человеку, как к биороботу, который должен все успевать – разложить все свои задачи, запускать 2-3 параллельных процесса, жонглировать задачами, связанными с бизнесом, с контролем сотрудников, взаимодействовать с различными госорганами и еще что-то успевать, связанное со своей семьей и домом.

«Это все очень здорово. Вроде бы овладел этими инструментами и стал успешным человеком. Но часто бывает так, что такие высокоэффективные люди, долго находясь в высоком темпе, с высокой нагрузкой, когда такие задачи все время идут параллельно, начинают выгорать. У них появляются симптомы постоянной усталости. Мозг говорит: соберись, давай иди, у тебя столько задач. У тебя команда, у тебя сотрудники, у тебя семья. А у человека в этот момент саботаж включается. Это первый симптом того, что человек начал выгорать», – говорит бизнес-тренер.

Если говорить про тайм-менеджмент как про науку, которая позволяет перспективно управлять своим временем, то одно из таких фундаментальных понятий – это как раз-таки классификация гибких и жестких задач, которая жестко привязана ко времени: в 10 часов совещание, в 19 к стоматологу, то, что мы не можем двигать. И есть так называемые гибкие задачи. Это то, что нужно сделать в течение дня.

Самыми известными инструментами тайм-менеджмента, по мнению Бердикуловой, являются тайм-блокинг – распределение в календаре жестких и гибких задач, матрица Эйзенхауэра, диаграмма Ганта, Pomodoro, SMART-модель, которую больше используют при целеполагании в личной эффективности и в тайм-менеджменте. Google-календарь тоже инструмент, но его часто игнорируют.

#Что такое тайм-блокинг

Салтанат Бердикулова считает, что – это дополнительная техника в тайм-менеджменте, где нужно фокусироваться на качественном распределении времени для задач, а не на том, чтобы завершить разом очень много разноплановых задач. С одной стороны это помогает увидеть в разрезе свою неделю, с другой выбрать время для отдыха, чтобы не столкнуться с выгоранием. Кроме того, этот способ защитит от «пожирателей времени».

«Тайм-блокинг – это история про то, чтобы увидеть свой день, неделю, месяц. Условно, если в 8 утра спорт, то в календаре это время можно заблокировать и не заменять его на выполнение чего-то другого.

Дальше на работе разгрузка почты в течение 1 часа, 2 часа для встречи с коллегами по рабочим моментам, а после обеда блокирование времени для работы с документами и выездные встречи.

Суть в том, чтобы объединить одноплановые задачи в одном разрезе времени. Это помогает сфокусироваться на одинаковых по типу задачах и не тратить энергию на постоянную перефокусировку.

Таким образом можно всю свою неделю развернуть, увидеть в какие дни ты более включен для того, чтобы позаниматься стратегическими вещами. Например – понедельник, вторник, когда энергия после отдыха еще есть. Более легкие задачи можно оставить на вторую половину недели, например, для коммуникации на встречах», – рассказала она.

Тайм-блокингом человек защищает свое время от пожирателей времени

Техника тайм-блокинга:

  1. Составьте список дел, которые повторяются из недели в неделю. Личные дела: спорт, курсы, чтение. Рабочие задачи: то, что мы контролируем сами. Планерки, ответы на письма, обзвон клиентов, ответы на жалобы и т. д.
  2. Объедините их в группы по типу действия, чтобы выполнить в одно время. Дайте им названия, к примеру, «работа с клиентами», «выездные встречи», «создание планов продаж на месяц», «чтение литературы».
  3. Распределите их в календаре на неделю и сделайте скриншот.
  4. Дальше практикуйте выполнение задач и скоро они превратятся в привычные действия, мозг будет легче включаться в работу.

«Тайм-блокингом человек защищает свое время от пожирателей времени, как, например, бесцельный скроллинг ленты Инстаграма, дополнительных, ненужных просьб коллег, которые можно отложить, и дает возможность планировать в перспективе», – резюмировала Бердикулова.

 

#Что дает нам тайм-менеджмент     

Наталья Баринова говорит, что если человек владеет инструментами тайм-менеджмента на уровне навыка, то он сможет:

  • определить так называемые временные дыры, увидеть, куда иногда уходит время. То есть пересмотреть, отслеживать «пожирателей» времени, убирать их и повышать эффективность своей работы;
  • оптимизировать все рабочие процессы с точки зрения приоритетов;
  • соблюдать баланс работы с жизнью. Очень важно понимать: если человек может этими сферами своей жизни балансировать и при этом не забывать про отдых, про переключения, то ему будет легче. Но и это тоже нужно планировать.

По мнению Салтанат Бердикуловой, в этот список можно еще добавить улучшения в управлении командой.

«Тайм-менеджмент, если мы говорим про него в бизнес-сфере, соприкасается с бизнес процессами, с организационными процессами, HR-управлением. Когда руководитель сам бережет свое время и может им управлять, то, во-первых, это структурирует его работу, следовательно, и эффективность. Второе – это создает пример его сотрудникам», – сказала она.

Если руководитель не умеет управлять своим временем, не владеет инструментами, то он сам может перепрыгивать с задачи на задачу, неправильно планировать график и срывать сроки. Сотрудники, работая с таким руководителем, будут вынуждены подстраиваться под него. Это будет заметно снижать эффективность работы. Поэтому тайм-менеджмент - это важный аспект управления своей командой. Наталья Баринова также подчеркнула, если руководитель пытается внедрить управление временем в команде, при том сам он эти инструменты не практикует, это неработающая схема.
 

Данная публикация стала возможной благодаря помощи американского народа, оказанной через Агентство США по международному развитию (USAID) и была подготовлена в рамках “Центральноазиатской программы MediaCAMP”, реализуемой Internews при финансовой поддержке USAID. MyBusiness.kz несет ответственность за его содержание, которое не обязательно отражает позицию USAID или Правительства США, или Internews. USAID является ведущим международным агентством развития и выступает катализатором достижения устойчивого развития. Деятельность USAID направлена на продвижение национальной безопасности США и экономического процветания, демонстрирует щедрость американского народа, способствует достижению самообеспеченности и жизнестойкости стран-бенефициаров.

КОММЕНТАРИИ
0
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ
Думаете пиар нужен только бизнесу?

Какова основная задача PR и почему он необходим на госслужбе?

Полезные привычки предпринимателя: а нужны ли они?

Как привычки помогут стать успешнее и нужны ли они предпринимателю

Предприниматель о постановлении санврача столицы
14-01-2022–

Основатель сети ресторанов быстрого питания Lanzhou Гульбану Майгарина высказала своё мнение касательно постановления

Блокировка сайта Orda.kz
14-01-2022–

Обращение к правительству Казахстана

Риск в бизнесе: как преодолеть страх провала?

Как научиться рисковать и не бояться потерять все. Как можно воспитать в себе смелость перед провалами?

Как NCOC развивает казахстанские компании
05-01-2022–

Краткий обзор об опыте международного консорциума в развитии отечественных предприятий

Подписаться на рассылку
Подписывайтесь на рассылку свежих материалов от нашего сайта и будьте знакомы с интересными людьми нашей страны, а также полезными рекомендациями и лайфхаками!