Они ведут переговоры с заказчиками, определяют ключевые параметры проекта, управляют командой, согласовывают бюджет, разрабатывают документацию… Словом, универсальные специалисты, которые умеют довести идею до результата, эффективно взаимодействуя и с клиентами, и с командой.
Менеджер проектов, или руководитель проектов, проектный менеджер, ПМ — важный актив организации. Стать опытным менеджером проектов непросто. Важно уметь управлять командой, правильно распределять время, находить баланс между требованиями клиентов и возможностями компании.
Своими советами в работе делится менеджер управления проектами IT-компании KDSS Асель Ахметова. За 15 лет работы она сталкивалась с разными нестандартными задачами.
— Кто такой проектный менеджер и чем он занимается?
— Project Manager — это специалист, в чьи задачи входит управление проектом: встречи с заказчиками, расстановка приоритетов, планирование выполнения задач, контроль, коммуникации, а также оперативное решение проблем. Это, по сути, лидер, который любит решать проблемы и работать с людьми. Вместе с командой разработчиков они решают сложные задачи и координируют коллектив для движения к цели.
— Как уверенно руководить командой?
— Собрать команду со схожими моральными принципами и мотивациями. Проектный менеджер должен выстроить доверительные и уважительные отношения с каждым членом команды по отдельности и со всеми в целом. Важно также доверять команде и давать всем свободу в принятии решений в ходе проекта, отстаивать интересы среди заказчиков.
— Поделитесь своим опытом, как грамотно распределять обязанности в команде?
— На стадии формирования большей части команды проявляются сотрудники, которые в силу своих качеств (как soft, так и hard-скиллов), берут на себя инициативу в ведении дополнительных проектов. Вот тут задача ПМ-а внимательно оценить общий настрой команды. В положительном случае официально закрепить эти функции за инициативным сотрудником, чтобы он получил признание членов команды. Если команда уже достаточно зрелая, она сама начнет выдвигать кандидатов на ту или иную роль. Тут важно мониторить настроение команды в целом и давать мотивационный толчок избраннику: оказывать ему поддержку.
— Должен ли проектный менеджер раскрывать сильные стороны каждого сотрудника?
Да. Задача ПМ-а — довести команду до зрелости посредством выстраивания здоровой коммуникации и отношений внутри коллектива. Проводите one-to-one встречи или неформальные беседы с сотрудниками, чтобы обозначить перспективы и точки роста каждой позиции. Привлекайте сотрудников к неформальным задачам внутри команды или компании. Признание дает импульс человеку развиваться в интересных и смежных для него сферах.
— Как Вы находите общий язык между заказчиками и командой?
Основное в коммуникациях — это выработать обоюдное доверие. Умение правильно расставлять приоритеты и находить компромиссы. При работе с заказчиком главное показать уровень компетенции команды. Так как вся команда не взаимодействует с заинтересованными сторонами проекта, проектный менеджер становится проводником этих компетенций и знаний. Тут важно держать баланс между уверенностью в силах команды и самоуверенностью. Я стараюсь держать его.
— Предположим: плохо прописаны требования для разработки проекта, как Вы обычно поступаете?
Если это заказная разработка, то согласно стандартам, принятым в Казахстане, помимо основного технического задания и технической спецификации, предусмотрено написание и утверждение спецификации технических требований к программному обеспечению. Это помогает детализировать требования и избежать упущений в бизнес-логике автоматизируемого объекта.
При продуктовом подходе обычно выстраивается гибкая методология, которая не исключает детализацию на любом уровне разработки, к чему чаще всего прибегают обе стороны, как исполнитель, так и заказчик. Я в основном специализируюсь на заказной разработке, поэтому использую нормы стандартов.
— Что делать, если нет плана работ и понимания сроков по каждому этапу?
Приступать к работе без плана нецелесообразно. Это приведет к увеличению себестоимости продукта и рискам его несоответствия ожиданиям сторон. Во-первых, необходимо собрать информацию по этим ожиданиям у заинтересованных сторон проекта. Это поможет очертить первичные рамки.
Во-вторых, проанализировать объем работ, имеющиеся ресурсы и внешние факторы. Тут много нюансов, начиная от вступления в силу нормативно-правовых актов и заканчивая готовностью других сервисов к совместным работам.
После чего составляется бюджет данного проекта, который на основе вводных данных сформирует ориентировочно-возможные и экономически выгодные сроки.
В-четвертых, переходить к этапу согласования сроков со всеми участниками процесса.
— Нужна ли детальная документация по проекту?
Да, обязательно нужна. Причем как бизнесовая, так и техническая.
Задокументированные технические требования — это вход для начала разработки. Снижают риски несоответствия ожиданиям заинтересованных сторон проекта. Бизнес-документация нужна для понимания эффективности проекта. Так же обязательно ведение архива проекта.
— Совет новичкам от Вас: как развиваться самому в сфере управления проектами?
Основа процесса управления проектами — хорошо выстроенные коммуникации. Важно расширять свой нетворкинг, отслеживать современные тенденции, уметь применить их на практике, постепенно внедрять новшества.
Zakupki.kz - сервис-агрегатор с более 115 закупочными площадками Казахстана. Первый отечественный портал для поиска и сопровождения всех государственных и коммерческих тендеров.