Запрет на передачу ЭЦП в Казахстане: как работать законно

Что изменилось и какие штрафы

С 13 марта 2025 года вступили в силу изменения в КоАП РК — раньше штраф был только за передачу ключа ЭЦП другому лицу, теперь штрафуют и за использование чужой ЭЦП, даже если вы — бухгалтер, а это — ЭЦП директора.

• за незаконную передачу ЭЦП: малый бизнес — 15 МРП (58 980 тенге в 2025 году), средний бизнес — 30 МРП (117 960 тенге в 2025 году), крупный — 150 МРП (589 800 тенге в 2025 году) 
• за использование ЭЦП другого лица: малый бизнес — 100 МРП (393 200 тенге в 2025 году), средний — 150 МРП (589 800 тенге в 2025 году), крупный — 200 МРП (786 400 тенге в 2025 году)

При этом вести бухгалтерию невозможно без ЭЦП. С ее помощью бухгалтеры оформляют и сдают налоговую отчетность, подписывают электронные счета-фактуры, подают обращения через портал e-otinish, получают справки, регистрируют и подают уведомления в госорганы. Все это часть их работы. Даже находясь в штате, они вынуждены использовать чужую ЭЦП, чтобы выполнять свои обязанности.

С введением штрафов за использование чужой ЭЦП, перед бизнесом встал вопрос — есть ли законный выход из ситуации.

Как работать законно

У бизнеса остается только два законных и безопасных способа работать с ЭЦП.

Оформить доверенность и делегировать права

Бизнесу нужно оформить официальную доверенность — документ, где прописано, что конкретному лицу — бухгалтеру, сотруднику разрешено действовать от имени компании или ИП:

• для ИП — нотариальная доверенность о праве бухгалтера подписывать документы от имени предпринимателя
• для юрлиц — приказ или доверенность на сотрудника с указанием полномочий и сроков

Но одной доверенности недостаточно. Чтобы сотрудник мог подписывать документы с использованием своей ЭЦП, компания в лице руководителя должна делегировать ему соответствующие права. Такая возможность есть только у юрлиц. Чтобы делегировать право подписи без передачи ключа, руководителю ТОО нужно:

• зайти в личный кабинет НУЦ РК
• перейти в раздел «Делегирование прав»
• назначить сотрудника с правом подписи, указав его ИИН

При этом сотрудник использует собственную ЭЦП и подписывает документы от имени компании.

Еще раз — официальная доверенность не дает права использовать ЭЦП предпринимателя — она просто подтверждает право что-то делать от его имени. Использовать чужую ЭЦП все равно нельзя.

Что касается ИП, у него нет возможности делегировать права через портал, как у ТОО. ИП может только оформить нотариальную доверенность на бухгалтера. При этом использовать ЭЦП самого ИП все равно нельзя. На данный момент у ИП не реализован технический механизм, который позволял бы бухгалтеру работать от имени ИП со своей подписью. Поэтому ИП остается только второй вариант работы с ЭЦП — лично подписывать документы.

Подписывать документы лично

Самый надежный и формально правильный путь. Руководитель сам устанавливает ЭЦП на свой компьютер и лично подписывает все необходимые документы — налоговую отчетность, счета-фактуры, уведомления и т.д.

Да, это займет больше времени, особенно если предприниматель работает с бухгалтером на аутсорсе, но с точки зрения закона — это максимально безопасный вариант, не требующий дополнительных оформлений.

Компании или ИП могут пригласить бухгалтера на аутсорсе в офис, чтобы находиться рядом и подписывать документы под его сопровождением, или организовать процесс дистанционно — предприниматель сам подписывает документы, а бухгалтер сопровождает его в Zoom, объясняя пошагово, что и как делать.

Передавать ЭЦП бухгалтерам больше нельзя — это риск и прямое нарушение закона. В работе каждый сотрудник должен использовать только свою электронную подпись. Если вы все еще работаете «по старинке», самое время перестроить процессы — оформить доверенность, делегировать права в НУЦ РК или подписывать документы лично. Это защитит бизнес от штрафов и обеспечит стабильную работу бухгалтерии.